안녕하세요, 최규문입니다...
창밖의 날씨가 우중충한데요... 그래도 살갗을 스치는 바람이 훈훈한 것이 마음마저 녹이는 봄입니다.
겨우내 얼었던 땅이 녹듯이 움츠러들었던 우리 마음도 어깨를 펴고 더 열심히 뛰어보는 계절 만드시길 바라구요, 환절기 감기에 방심하지 마십시오.
전체 메일은 웬만하면 안 보내려고 애를 쓰는데, 오늘 익힌 팁은 여러분 모두에게 유용할 것 같아서 함께 공유해 드리고 싶습니다.
외부에 제안서를 보내고자 할 경우 보는 사람의 이해를 돕기 위해 그림이나 사진 같은 이미지가 많이 삽입된 파워포인트 파일을 주로 사용하게 되는데요...
이 이미지들의 용량이 큰 것이 많이 사용될 경우 파워포인트 파일은 그 원본을 그대로 간직하고 있기 때문에 몇 장 안되는 내용인데도 용량이 1-2메가는 우습고, 심하면 5~10메가에 이르기가 쉽습니다.
이런 파일을 첨부해서 보내게 되면 한사람에게 보내는 경우에도 일반 텍스트 메일을 보내는 시간에 비해 수십배 이상의 시간을 잡아먹게 되고요, 행여라도 무심결에 여러 명에게 단체메일이라도 발송할 량이면 메일 서버에 과다 트래픽을 유발시켜 사내 인터넷망이나 서버를 마비시키는 주범이 되기도 합니다.
하여, 파워포인트 파일의 용량을 조금이라도 줄여보고자 하는 것은 이런 메일을 자주 주고받게 되는 분들에게 매우 절실한 요구사항 중 하나이지요,
근데 얄밉게도, 파워포인트 파일은 아무리 알집 같은 파일 압축프로그램으로 줄여보아도 거의 용량이 줄어들지를 않기 때문에 압축의 효과가 없어서 이를 어쩌지 못하고 큰 파일을 보내는 수고를 할 수밖에 없는 경우가 태반입니다. (저 역시도 얼마 전까지는 그랬으니까요...)
오늘 전해드리는 팁은 바로 그 파워포인트 파일을 육안 해상도에 큰 영향을 끼치지 않고 쉽게 현재 용량보다 크게 줄여주는 방법에 대한 것입니다. 아래 해설과 그림을 잘 따라해보시면 5메가 이상 되는 큰 파워포인트 파일이 거의 3분의 1 사이즈 정도로 줄어들게 할 수 있으니 유용하게 활용하시기 바랍니다.
자! 한 번 따라해 보시죠! (먼저 파워포인트 2003 기준입니다.)
1. 용량을 줄이고자 하는 파일의 크기를 먼저 확인해 보세요.
(여기에서는 [소중한것 먼저하기 2.0] 제안서 파일을 예로 선택했습니다.)
위에서 보다시피 예로 선택한 이 파일의 용량은 5메가가 넘지요...
2. 이 파일을 더블클릭하거나, 파워포인트 프로그램을 실행하여 이 파일을 여십시오.
그리고, 파일 내용 중 이미지가 삽입되어 있는 아무 페이지나 선택하여 열고, 아무 그림이라도
마우스로 클릭하여 선택하시면 아래와 같이 이미지 테두리에 윤곽선이 나타나면서,
3. 이와 동시에, 화면 맨 아래 하단에 [그림도구 모음] 아이콘 바가 아래와 같이 추가로 나타납니다.
4. 그림도구 모음 중에서 [그림]을 사방에서 줄여주는 모양으로 표시된 [그림 압축] 아이콘을 클릭하시면. 
5. 다음과 같이 [그림 압축] 설정 창이 뜨게 되는데, 여기서 설정 옵션을 다음과 같이 변경해 주십시오.
1) [적용대상]에 [문서에 있는 모든 그림] 을 선택하시고,
2) [해상도 변경]에 [웹/화면] 옵션을 체크해 주시면 해상도가 [96 dpi ]로 줄어듭니다.
6. 위에서 설정을 변경하고 [확인] 버튼을 누른 후 해당 파워포인트 파일을 [닫기] 하시면 다음과 같이 변경사항을 저장할 것인지를 묻는 팝업 화면이 나타납니다.
7. 여기서 주저하지 말고 [예(Y)] ! 라고 클릭해 주시면, 해당 파일의 용량이 다음에서 확인되듯이 감쪽같이 처음 파일 용량의 3분의 1정도 크기로 줄어듭니다.
물론 용량을 줄인 파일을 다시 더블클릭하여 열어보셔도 육안 화면해상도에는 별 차이가 없습니다.
자, 혹시 용량이 무지 큰 파워포인트 파일을 메일로 첨부하기가 두려워서 주저하시는 분이 계시면,
이 방법을 잘 익혀 두시면 도움이 될 것 같아 [봄맞이 기념 팁]으로 공유해 드립니다.
유용하게 활용하시길 !!!
* 추신:
8. 간혹 이렇게 따라했는데도, 3-4번 항목에서 설명한 [그림 압축] 아이콘이 화면에 안 나타난다고 하시는 분이 계십니다. 이런 분들은 다음 내용을 참고하세요!
파일 본문 중 임의의 그림(이미지)을 마우스로 클릭하셔야 나타납니다.
만약 이미지를 클릭 해도 안 나타나면,
다음과 같이 [보기]-[도구 모음]메뉴의 [그림] 항목에 강제로 체크해주시면 아마 99% 나타날 겁니다.
아이콘 바가 생성되는 위치는 꼭 하단이 아닐 수도 있고요,
간혹 도구 박스 자체가 최소화 상태로 되어 있어서 화면 어딘가에 조그맣게 가려져서 나타날 수도 있습니다.
# by 때때로 | 2005/03/10 14:53
# [파워포인트 2007]에서 [그림압축] 메뉴 찾기 (2009.6.11 추가본)
위의 글을 작성한 지도 어느새 2년이 넘어 많은 분들이 파워포인트 2007 을 사용하고 계실 겁니다.
파포2007은 2003버전에 비해 많은 기능이 추가되고 향상되어서 상당히 편리하지요.
특히, 마우스 스크롤 만으로 서체나 효과가 적용될 경우 보여질 화면을 [미리보기] 형식으로 보여주는 점이나,
각종 도구 아이콘을 내가 필요한 것만 [사용자 지정] 방식으로 편집해서 쓸 수 있다는 점,
기타 이미지나 애니메이션 효과 적용 등에 많은 기능이 추가되었습니다.
문제는 기능이 강화된 것은 좋은데, 메뉴나 도구를 자주 사용되는 것 위주로 패키지(빠렛트)화시켜 놓다보니,
어떤 메뉴가 어디에 숨어 있는지, 숨박꼭질을 하면서 찾아야 하는 경우가 많다는 점입니다.
[그림 압축] 메뉴 또한 그런 숨은보물 찾기 도구(아이콘) 중의 하나입니다.
<파워포인트 2007>에서 [그림 압축] 아이콘은 이렇게 하시면 보입니다. 눈 크게 뜨고 잘 보세요!!
1) 파포 파일을 열고, 임의의 이미지(그림, 사진)를 클릭하여 선택하면 (이미지 가장자리에 윤곽선이 드러남)
2) 최상단 메뉴바 중에서 맨 뒤에 있는 [보기] 메뉴 뒤 쪽에 [그림도구]+[서식] 이라는 신규 메뉴가 나타납니다.
3) [서식]을 클릭하면, 아래쪽 도구 박스가 [그림도구] 용으로 바뀌면서 앞쪽에 [그림압축] 아이콘이 나타납니다.
잘 되시나요? 알고 나면 간단하지만, 모를 때는 아무리 찾아도 정상적으로는 잘 안 보입니다.
[추가 팁] PPT 파일을 PDF 파일 포맽으로 저장(게시)하여 용량 축소하는 방법
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파워포인트 파일을 PDF포맽으로 변경하는 기능도 오피스2007에서 제공하는 옵션 설치 기능입니다.
이미지가 많이 삽입된 파포 파일이라면 PDF 포맽으로 저장(게시하기)하기로 용량을 줄일 수도 있습니다.
최초 설치하면 다음부터는 항상 나타나는데, 설치했다고 가정하고 순서를 살펴 보면 아래와 같습니다.
1) [오피스 홈버튼]=[홈단추]를 클릭 -> [다른 이름으로 저장] -> [PDF 또는 XPS] 클릭하면,
2) 아래와 같은 [저장(게시)] 팝업 화면이 뜨는데, 하단의 [최적화] 메뉴 옵션을 [최소크기(온라인게시)]로 선택하고
[게시] 버튼을 클릭하면 모르면 몰라도 보통 30% 정도는 용량이 축소됩니다.
참고로, 위에 샘플로 사용했던 이미지 한장 짜리 파포 2007 파일의 경우,
PDF로 게시하니까 이렇게 용량이 줄어드네요.
원본 파워포인트 파일을 앞서 소개한
[그림 압축] 방식으로 줄였더니 다음과 같이 사이즈가 바뀌네요....
단순 비교해보면,
원본 이미지 삽입 PPT 파일 > 이미지 그림압축 처리 PPT 파일 > PDF 변환 파일 순이죠...
대체로 그럴 뿐, 원본 이미지의 사이즈(파일 용량)에 따라 가변적일 수 있으므로 감안하십시오...
# 사족: 파워포인트 용량을 줄여주는 간단한 유틸리티 프로그램들도 있긴 한데, 저작권상 어떤 문제가 있는지 몰라서....
Everyday Be Happy Day!!
