늦가을 주말, 두 주째 연속 비가 내렸었지요...
노오란 은행잎과 갈색으로 물든 플라타너스 잎파리들이 어지럽게 보도블록을 수놓은 모습이 가는 가을을 못내 아쉬워하는 눈치였는데.... 

지난 주말 이사온 사무실! 한 동안 쳐박아 두었던 묵은 컴퓨터를 다시 셋팅하면서, MS-오피스를 새로 깔았습니다. 파워포인트 쓸 일이 있어, 파일을 하나 열고 편집을 해보려니, 2007버전의 편집도구 메뉴판이 윗쪽에 죽 펼쳐지는데, 그 양이나 구성이 부담스럽기 그지 없습니다. <오피스2003>에 비해 훨씬 강력해진 <오피스2007>의 여러 가지 서식 지원 기능을 소화하려고 보니 그닥 자주 쓰지도 않는 기능들이 아이콘 형태로 상단 도구판을 빼곡히 도배하도록 개발된 인터페이스 덕분입지요....

아래 보시다시피... 작업 파일명과 기본메뉴행을 빼고도 무려 4행에 걸쳐 온갖 도구 아이콘들이 가득 메우고 있는데, 문제는 이 메뉴들이 사용자들 모두가 그렇게 많이 사용하는 것들이 아니란 것입니다...

그러면 좁은 모니터 편집창에서 언제까지 많이 쓰지도 않는 이 도구판들을 거추장스레 열어놓고 편집작업을 해야 할까요?
그래도 엠에스가 사용자 편의성을 고려해서 제일 많이 쓰는 메뉴 위주로 노출해둔 것일 터이니 걍 참고 써 보자구요??
오, 노우!  (Oh, NO!)

인내심을 발휘하실 분이라면 계속 디폴트 형식으로 펼쳐놓고 쓰셔도 무방하겠지만, 내가 자주 쓰지도 않는 도구들을 잔뜩 펼쳐놓은 무거운 메뉴판을 머리위에 놓고 작업을 하는 것은 웬지 모르게 신경만 거슬리고 머리만 무겁게 느껴집니다. 좀 더 심플하게,
내가 편집시 가장 자주 사용하는 기능 아이콘들만 딱 한 줄에 모아놓고 쓰고 싶다면....

방법이 없을까요?  물론 있습니다. 마이크로소프트가 괜찮고 영악하기도 한 것은, 초보자들에게 편한 인터페이스를 기본형으로 제시하면서도, 파워유저나 프로급 사용자들을 위한 다양한 자기만의 옵션(사용자 정의) 설정 기능을 제공한다는 점이거든요.  파워포인트 뿐만 아니라, 워드나 엑셀 등 오피스 프로그램 대부분에 공히 적용되는 편집 도구모음의 사용자 지정 방법에 대해 알아 보지요....

1. 숨어 있는 [빠른 실행도구 모음 사용자 지정] 메뉴 찾기

맨 먼저 눈여겨서 보아야 할 숨어있는 보물은 바로 파워포인트 최상단 작업파일명이 나와 있는 행의 왼쪽 끝트머리에 있는 몇가지 디폴트 메뉴 아이콘들입니다. (바로 아래 그림에서 빨간색 테두리로 둘러친 부분입지요...)

살펴 보시면 우리가 흔히 보곤 하는 [저장] [실행 취소] [다시 실행] 세 가지의 아이콘만 표시되어 있고 나머지들은 아래 화살표 모양으로 추가로 볼 수 있도록 되어 있는데요, 삼각형 표시를 마우스로 클릭해보면 아래 그림과 같이 실제로 노출되어 있는 여러 메뉴들 중에 이들 세 가지 항목에만 갈매기 표시(선택박스 체크 설정)되어 있는 것이 보이시죠...

여기서 주의 깊게 보셔야 할 항목들은 아래 쪽에 추가로 제공되는 [기타 명령], [리본 메뉴 아래에 표시], [리본 메뉴 최소화]입니다.

우선 맨 아래쪽의 [리본메뉴 최소화]를 클릭해 보시면,, 

화면이 아래와 같이 바뀝니다!!

예?  아무런 차이도 못 느끼시겠다구요?  설마요...  눈을 크게 뜨고 윗그림과 바로 윗 그림을 서로 비교해 보시면, 번거롭고 거추장스럽게 4행씩이나 널찍하게 자리잡고 있던 도구 메뉴판이 감쪽같이 사라진 게 보이실 겁니다.

일단 도구판이 없어지면서 화면이 엄청 심플해졌지요. 그러면 그 많은 도구 메뉴들을 어디서 어떻게 불러와서 쓸 거냐구요?
그것은 좀 있다 알아보기로 하고, 이번에는 [리본 메뉴 아래에 표시]를 클릭해 보십시오.


그러면 아래 그림과 같이 화면이 바뀔 겁니다. 이번에는 어떤 차이가 느껴지시나요?

눈치 빠른 분들은, 최상단 윗줄(작업파일명) 에 있던 [빠른 도구] 아이콘들이 기본 메뉴줄 아랫쪽으로 내려온 것이 금방 느껴지실 겁니다. 자 그럼 이제부터는 달랑 세 가지만 노출되어 있는 도구 메뉴란에 내가 자주 쓰는 주요 도구 아이콘들만 추가하시면 되겠지요...

2. [빠른 실행도구 모음]에 내가 자주 쓰는 메뉴(명령) 아이콘 추가하기

빠른 실행 도구 모음(사용자 정의)에 자신이 자주 사용하는 아이콘을 추가하는 것은 의외로 간단합니다...

위로 다시 돌아가서, 이번에는 도구모음 끝에 있는 [아래 화살표]를 클릭하여, [기타 명령]을 선택해 보세요.

[기타 명령]을 클릭하면, 아래와 같이 파워포인트를 비롯해 엑셀, MS워드 등 오피스 프로그램에서 제공하는 각종 편집 도구옵션/명령 메뉴들이 작업 그룹별로 아래와 같이 죽 펼쳐집니다.

여기에서 좌측 선택 그룹 박스가 [많이 사용하는 명령]이 디폴트로 설정되어 보이므로, 우선적으로 이들 명령(메뉴) 중에서 자신이 자주 사용하는 것들부터 차례로 [추가] 버튼을 눌러서 우측 창의 [빠른 실행도구 모음 사용자 지정] 창 안으로 보내시면 끝입니다. 추가한 명령 아이콘들이 상단 도구 메뉴판에 차례대로 나타날 테니까요...

여기서, [많이 사용하는 명령] 항목들 중에 내가 찾는 명령 아이콘이 안 보이실 때는, 위쪽의 메뉴 그룹 선택화살표를 클릭하여 해당 그룹(탭)을 열어서 찾으시든가, 귀찮으심 [모든 명령]을 선택하십시오.

아예 날 잡아 작심하고, 전체 메뉴(모든 명령) 중에서 원하는 것을 한꺼번에 찾는 방법이 제 경험으로는 제일 속 편합니다.
아래와 같이 모든 명령 중에서 자주 사용하게 되는 메뉴가 보이면 해당 아이콘을 선택하여 차례대로, 우측 사용자 지정 창으로 보내시면 되니까요...

이렇게 죽 원하는 대로 사용자 지정 명령 아이콘을 추가하고 나면, 화면의 메뉴판이 아이콘을 추가한 순서대로 아래와 같이 일렬로 죽 나타날 겁니다.

앞으로는, 굳이 번잡하고 어지러운 4행짜리 종합 도구판 대신 한 줄로 간략하게 정리된 빠른 실행도구 메뉴판을 이용해 작업하시면 됩니다. 실제로 써 보시면 엄청 심플하고 편하다는 것을 체감하실 수 있을 것입니다.

자, 그럼 집이나 사무실에서 이렇게 셋팅한 사용자 지정 메뉴판을 다른 PC로 그대로 옮겨 쓸 수는 없을까요?
혹은 그러지 않아도 바쁜 터에, 내가 새로 일일이 명령을 추가하는 수고를 하느니, 차라리 누군가 옆의 동료가 앞서 설정해놓은 사용자 지정 내용을 그대로 가져다가 쓸 수 있는 방법은 없을까요?? 

3. 오피스 [빠른 실행도구 모음 사용자 지정] 내용 복사해서 가져오기

요컨대 이 도구 모음 사용자 지정 내용이 어떤 파일로, 어느 폴더에 저장되어 있는지만 알면 간단히 해결됩니다.
그냥 내 컴퓨터의 오피스 메뉴 설정정보 폴더에다 그 파일을 그대로 카피해서 넣어주기만 하면 되니까요...

윈도우 XP 체제하에 MS-오피스 2007의 [사용자 지정] 옵션 내용은 바로 여기에 .qat란 이름으로 들어 있습니다.


파워포인트 프로그램에 대한 사용자 지정 옵션 내용은 보시다시피 PowerPoint.qat, 엑셀 프로그램에 대한 사용자 지정 옵션 내용은 Excel.qat 라는 이름으로 들어 있지요.  물론, 워드 프로그램이라면 Word.qat 라고 붙어 있겠지요...

아무튼, [윈도우즈 탐색기] 프로그램이나 바탕화면의 [내 컴퓨터]를 열어서 위와 같이
Documents and Settings 항목을 찾아 시스템 로그인 사용자 이름을 찾으실 수 있고, 그 아래 Local Settings 폴더가 보이신다면 그  아래로 Application Data/Microsoft/Office 폴더를 열고, 그 안에 있는 .qat 파일을 복사해서 내 로컬 PC(또는 사용자 정보를 옮겨가고 싶은 PC)의 동일한 폴더에다 그대로 붙여넣어 주시면 끝납니다.

만약 집에서 정의한 파일을 사무실에서 쓰고 싶다면, 집에 있는 PC의 해당 폴더에서 원하는 qat 파일을 USB 메모리에 카피하신 뒤에 사무실 PC의 해당 폴더를 찾아서 그 안에 복사만 해주시면 되는 것입지요.

혹시, 여기에서
Documents and Settings 나  Local Settings와 같은 시스템 폴더 내용들이 탐색기로 보이지 않는 분은 윈도우즈 [시스템 파일 숨기기] 옵션 설정이 해제되어 있지 않은 탓이므로, 이 시스템 파일 숨기기 옵션을 해제해 주셔야 합니다.  [숨김 파일 보기] 옵션 설정법은 이전에 이미 설명드린 바 있으므로, 여기서는 생략합니다. 모르시는 분은 아래 글의 첫 부분을 참고하십시오.  http://letsgo.tistory.com/149

설명 끝났습니다!  이렇게 하시면 오피스의 화려하지만 번잡스러운 메뉴판 박스들을 더 이상 보지 않으면서도 매우 심플하게 자주 사용하는 기본 명령 옵션들을 자유롭고 편하게 쓰실 수 있습니다. 누구라도!!
혹시 필요하신 분을 위해 제가 개인적으로 설정해서 쓰고 있는 파워포인트 [사용자 지정] 파일을 하나 첨부해 놓을 터이니,


자주 사용하는 명령 일일이 귀찮게 추가하는 작업 하고 싶지 않으신 분은 위의 파일을 다운받아 설치(복사)해 보십시오.
그럼 유용하게 활용하시길!!

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Posted by 렛츠고

[MS-Word 2007] 단락기호, 띄어쓰기/맞춤법 오류 표시 밑줄 숨기는 방법


MS워드 2007을 사용하시다 보면, 편집화면에 디폴트로 나타나는 [단락나눔 표시기호]나 [맞춤법 오류 단어 표시 밑줄(빨간색 물결)] 또는 [띄어쓰기 오류 표시 밑줄(초록색)] 이 나타나서,

화면 이미지를 캡쳐할 때 매우 지저분해 보이는 경우가 생겨서 종종 짜증스럽지 않으세요.... 아래와 같은 경우를 말하지요...





이 문제를 해결하는 방법을 여러번 찾다가 실패해서 오늘은 작심하고 이 문제에 대한 해결법을 찾아 보았습니다.

오피스 2007이 이전 버전들의 메뉴 체계를 확 바꾸면서 발생하는 숨박꼭질인데요... 찾아보니 답은 의외로 간단하더군요.
참고하시고 도움이 되시길...

2007 버전에서는 숨박꼭질을 하셔야 합니다...
F1 키를 눌러서 온라인 도움말이 나오거든 [단락 기호]라는 키워드로 검색해서 거기에 나오는 설명대로 따라해 보시면 됩니다.
워드2007의 맨윗쪽 좌측에 있는 오피스단추(동그란모양의 버튼)을 클릭하면 메뉴 팝업창이 뜨는데,
그 박스창의 우측 맨 아래쪽 행을 보시면 [Word 옵션(I)] [Word 끝내기(X)] 두 가지 거의 숨어 있는 버튼이 보입니다.


이 중에서 [Word 옵션(I)] 버튼이 바로 워드2003버전 이전의 [도구]-[옵션]에 해당하는 버튼입니다.

1) 이 버튼을 눌러서 나오는 새 팝업 창의 메뉴 중에서 [표시]-[화면에 항상 표시할 서식 기호] 항목 중에서
   [단락기호] 앞의 네모 체크 표시를 해제하시면 단락기호가 없어집니다.


2) 이와 마찬가지로, [오피스 단추]-[Word 옵션]-[언어교정]-[Word에서 맞춤법 검사 및 문법검사] 창에서
   -[입력할 때 문법오류 표시] 앞의 박스 체크 표시를 해제하면 띄어쓰기 오류 표시 물결밑줄(초록색)이 없어집니다.


3) 위와 같은 원리로, [입력할때 자동으로 맞춤법 검사] 항목 앞 박스의 체크 표시를 해제하면
    맞춤법/문법상 단어 오류시 나타나는 빨간색 물결밑줄 표시도 없어집니다.



그림을 보니, 이해가 되시나요??
도움이 되시길....


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Posted by 렛츠고

[압축팁] 파워포인트 파일용량 3분의 1로 줄이기!


* 원문 출처: http://letsgo999.egloos.com/4966458  {작성일: 2005년 3월 10일}


안녕하세요, 최규문입니다...

창밖의 날씨가 우중충한데요... 그래도 살갗을 스치는 바람이 훈훈한 것이 마음마저 녹이는 봄입니다.
겨우내 얼었던 땅이 녹듯이 움츠러들었던 우리 마음도 어깨를 펴고 더 열심히 뛰어보는 계절 만드시길 바라구요, 환절기 감기에 방심하지 마십시오.

전체 메일은 웬만하면 안 보내려고 애를 쓰는데, 오늘 익힌 팁은 여러분 모두에게 유용할 것 같아서 함께 공유해 드리고 싶습니다.

외부에 제안서를 보내고자 할 경우 보는 사람의 이해를 돕기 위해 그림이나 사진 같은 이미지가 많이 삽입된 파워포인트 파일을 주로 사용하게 되는데요...

이 이미지들의 용량이 큰 것이 많이 사용될 경우 파워포인트 파일은 그 원본을 그대로 간직하고 있기 때문에 몇 장 안되는 내용인데도 용량이 1-2메가는 우습고, 심하면 5~10메가에 이르기가 쉽습니다.

이런 파일을 첨부해서 보내게 되면 한사람에게 보내는 경우에도 일반 텍스트 메일을 보내는 시간에 비해 수십배 이상의 시간을 잡아먹게 되고요, 행여라도 무심결에 여러 명에게 단체메일이라도 발송할 량이면 메일 서버에 과다 트래픽을 유발시켜 사내 인터넷망이나 서버를 마비시키는 주범이 되기도 합니다.

하여, 파워포인트 파일의 용량을 조금이라도 줄여보고자 하는 것은 이런 메일을 자주 주고받게 되는 분들에게 매우 절실한 요구사항 중 하나이지요,

근데 얄밉게도, 파워포인트 파일은 아무리 알집 같은 파일 압축프로그램으로 줄여보아도 거의 용량이 줄어들지를 않기 때문에 압축의 효과가 없어서 이를 어쩌지 못하고 큰 파일을 보내는 수고를 할 수밖에 없는 경우가 태반입니다. (저 역시도 얼마 전까지는 그랬으니까요...)

오늘 전해드리는 팁은 바로 그 파워포인트 파일을 육안 해상도에 큰 영향을 끼치지 않고 쉽게 현재 용량보다 크게 줄여주는 방법에 대한 것입니다. 아래 해설과 그림을 잘 따라해보시면 5메가 이상 되는 큰 파워포인트 파일이 거의 3분의 1 사이즈 정도로 줄어들게 할 수 있으니 유용하게 활용하시기 바랍니다.

자! 한 번 따라해 보시죠!  (먼저 파워포인트 2003 기준입니다.)

1. 용량을 줄이고자 하는 파일의 크기를 먼저 확인해 보세요.

(여기에서는 [소중한것 먼저하기 2.0] 제안서 파일을 예로 선택했습니다.)



위에서 보다시피 예로 선택한 이 파일의 용량은 5메가가 넘지요...

2. 이 파일을 더블클릭하거나, 파워포인트 프로그램을 실행하여 이 파일을 여십시오.

그리고, 파일 내용 중 이미지가 삽입되어 있는 아무 페이지나 선택하여 열고, 아무 그림이라도
마우스로 클릭하여 선택하시면 아래와 같이 이미지 테두리에 윤곽선이 나타나면서,


3. 이와 동시에, 화면 맨 아래 하단에 [그림도구 모음] 아이콘 바가 아래와 같이 추가로 나타납니다.

4. 그림도구 모음 중에서 [그림]을 사방에서 줄여주는 모양으로 표시된 [그림 압축] 아이콘을 클릭하시면.

5. 다음과 같이 [그림 압축] 설정 창이 뜨게 되는데, 여기서 설정 옵션을 다음과 같이 변경해 주십시오.

1) [적용대상]에 [문서에 있는 모든 그림] 을 선택하시고,

2) [해상도 변경]에 [웹/화면] 옵션을 체크해 주시면 해상도가 [96 dpi ]로 줄어듭니다.


6. 위에서 설정을 변경하고 [확인] 버튼을 누른 후 해당 파워포인트 파일을 [닫기] 하시면 다음과 같이 변경사항을 저장할 것인지를 묻는 팝업 화면이 나타납니다.


7. 여기서 주저하지 말고 [예(Y)] ! 라고 클릭해 주시면, 해당 파일의 용량이 다음에서 확인되듯이 감쪽같이 처음 파일 용량의 3분의 1정도 크기로 줄어듭니다.
물론 용량을 줄인 파일을 다시 더블클릭하여 열어보셔도 육안 화면해상도에는 별 차이가 없습니다.




자, 혹시 용량이 무지 큰 파워포인트 파일을 메일로 첨부하기가 두려워서 주저하시는 분이 계시면,
이 방법을 잘 익혀 두시면 도움이 될 것 같아 [봄맞이 기념 팁]으로 공유해 드립니다.

유용하게 활용하시길 !!!

* 추신:
8. 간혹 이렇게 따라했는데도, 3-4번 항목에서 설명한 [그림 압축] 아이콘이 화면에 안 나타난다고 하시는 분이 계십니다. 이런 분들은 다음 내용을 참고하세요!

파일 본문 중 임의의 그림(이미지)을 마우스로 클릭하셔야 나타납니다.
만약 이미지를 클릭 해도 안 나타나면,
다음과 같이 [보기]-[도구 모음]메뉴의 [그림] 항목에 강제로 체크주시면 아마 99% 나타날 겁니다.


아이콘 바가 생성되는 위치는 꼭 하단이 아닐 수도 있고요,
간혹 도구 박스 자체가 최소화 상태로 되어 있어서 화면 어딘가에 조그맣게 가려져서 나타날 수도 있습니다.
by 때때로 | 2005/03/10 14:53


# [파워포인트 2007]에서 [그림압축] 메뉴 찾기 (2009.6.11 추가본)

위의 글을 작성한 지도 어느새 2년이 넘어 많은 분들이 파워포인트 2007 을 사용하고 계실 겁니다.
파포2007은 2003버전에 비해 많은 기능이 추가되고 향상되어서 상당히 편리하지요.

특히, 마우스 스크롤 만으로 서체나 효과가 적용될 경우 보여질 화면을 [미리보기] 형식으로 보여주는 점이나,
각종 도구 아이콘을 내가 필요한 것만 [사용자 지정] 방식으로 편집해서 쓸 수 있다는 점,
기타 이미지나 애니메이션 효과 적용 등에 많은 기능이 추가되었습니다.

문제는 기능이 강화된 것은 좋은데, 메뉴나 도구를 자주 사용되는 것 위주로 패키지(빠렛트)화시켜 놓다보니,
어떤 메뉴가 어디에 숨어 있는지, 숨박꼭질을 하면서 찾아야 하는 경우가 많다는 점입니다.
[그림 압축] 메뉴 또한 그런 숨은보물 찾기 도구(아이콘) 중의 하나입니다.

<파워포인트 2007>에서 [그림 압축] 아이콘은 이렇게 하시면 보입니다.  눈 크게 뜨고 잘 보세요!!

1) 파포 파일을 열고, 임의의 이미지(그림, 사진)를 클릭하여 선택하면 (이미지 가장자리에 윤곽선이 드러남)
2) 최상단 메뉴바 중에서 맨 뒤에 있는 [보기] 메뉴 뒤 쪽에 [그림도구]+[서식] 이라는 신규 메뉴가 나타납니다.
3) [서식]을 클릭하면, 아래쪽 도구 박스가 [그림도구] 용으로 바뀌면서 앞쪽에 [그림압축] 아이콘이 나타납니다.



잘 되시나요? 알고 나면 간단하지만, 모를 때는 아무리 찾아도 정상적으로는 잘 안 보입니다.

[추가 팁] PPT 파일을 PDF 파일 포맽으로 저장(게시)하여 용량 축소하는 방법
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파워포인트 파일을 PDF포맽으로 변경하는 기능도 오피스2007에서 제공하는 옵션 설치 기능입니다.
이미지가 많이 삽입된 파포 파일이라면 PDF 포맽으로 저장(게시하기)하기로 용량을 줄일 수도 있습니다.
최초 설치하면 다음부터는 항상 나타나는데, 설치했다고 가정하고 순서를 살펴 보면 아래와 같습니다.

1) [오피스 홈버튼]=[홈단추]를 클릭 -> [다른 이름으로 저장] -> [PDF 또는 XPS] 클릭하면,


2) 아래와 같은 [저장(게시)] 팝업 화면이 뜨는데, 하단의 [최적화] 메뉴 옵션을 [최소크기(온라인게시)]로 선택하고
   [게시] 버튼을 클릭하면 모르면 몰라도 보통 30% 정도는 용량이 축소됩니다.


참고로, 위에 샘플로 사용했던 이미지 한장 짜리 파포 2007 파일의 경우, PDF로 게시하니까 이렇게 용량이 줄어드네요.


원본 파워포인트 파일을 앞서 소개한 [그림 압축] 방식으로 줄였더니 다음과 같이 사이즈가 바뀌네요....


단순 비교해보면, 원본 이미지 삽입 PPT 파일 > 이미지 그림압축 처리 PPT 파일 > PDF 변환 파일 순이죠...
대체로 그럴 뿐, 원본 이미지의 사이즈(파일 용량)에 따라 가변적일 수 있으므로 감안하십시오...

# 사족: 파워포인트 용량을 줄여주는 간단한 유틸리티 프로그램들도 있긴 한데, 저작권상 어떤 문제가 있는지 몰라서....
Everyday Be Happy Day!!
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Posted by 렛츠고